Calculith

by Fakolith Chemical Systems

Manual de ayuda

A continuación le mostramos un manual de ayuda para la utilización del sistema de presupuestos online, con una completa explicación de las distintas funciones del sistema y cómo llevarlas a cabo.Si tiene cualquier otra duda puede planteárnosla poniéndose en contacto con nosotros en la dirección calculith@fakolith.com.



ÍNDICE DE LA AYUDA


1.- Introducción al software
2.- Requisitos del sistema
3.- ¿Cómo acceder al sistema?
4.- ¿Cómo cambiar la contraseña de acceso?
5.- Menú principal
6.- Menú de usuario
7.- Listado de presupuestos
8.- ¿Cómo crear un nuevo presupuesto?
9.- Datos generales de un presupuesto
10.- Selección de productos, individuales o agrupados
11.- ¿Cómo añadir productos a un presupuesto?
12.- ¿Cómo editar productos de un presupuesto?
13.- ¿Cómo eliminar productos de un presupuesto?
14.- Descuentos y escalados
15.- Otros costes adicionales
16.- ¿Cómo añadir observaciones a un presupuesto?
17.- ¿Cómo enviar un presupuesto?
18.- ¿Cómo volver al listado de presupuestos?
19.- ¿Cómo duplicar un presupuesto?
20.- Datos generales de la empresa
21.- Datos del usuario
22.- ¿Cómo salir del sistema?
23.- RGPD - Seguridad de sus datos
24.- Notas legales
25.- Resolución de problemas

1.- Introducción al software

El software online de gestión de presupuestos CALCULITH es un software desarrollado por Fakolith Chemical Systems, S.L.U. con la finalidad de facilitar a nuestros colaboradores, distribuidores, prescriptores, ingenierías, despachos de arquitectos, clientes OEM... realizar presupuestos con productos Fakolith, en función de su rendimiento, conociendo su repercusión en precio por m².

Para utilizar este software tan sólo debe registrarse haciendo clic en el enlace correspondiente que Fakolith le remitirá en un correo electrónico y rellenar sus datos de acceso al sistema. Si quiere registrarse y aún no ha recibido dicho correo, solicítenoslo escribiéndonos a calculith@fakolith.com.

Una vez registrado usted ya podrá disfrutar de este software sin ningún tipo de limitación, pudiendo calcular tantos presupuestos como necesite, con toda la gama de productos Fakolith siempre actualizada, siempre asistido por el sistema, introduciendo los parámetros mínimos y sin necesidad de realizar ningún cálculo complejo.

Además, una vez finalizado cada presupuesto, podrá generar y enviar un documento PDF personalizado con el logotipo de su empresa y todos los datos necesarios para ser presentado directamente al cliente final.


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2.- Requisitos del sistema

Para poder hacer uso de este software de cálculo de presupuestos los requisitos mínimos necesarios son disponer de una conexión a internet y de uno de estos navegadores:

- Equipos de escritorio

  • Chrome: Versión 69 o superior.
  • Edge: Versión 16 o superior.
  • Firefox: Versión 62 o superior.
  • Internet Explorer: Versión 9 o superior.
  • Safari: Versión 4 o superior.
  • Opera: Versión 56 o superior.

- Móviles y tablets

  • Navegador Android: Android 4 o superior.
  • Safari en iOS: iOS 7 o superior.

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3.- ¿Cómo acceder al sistema?

Para acceder al sistema debe dirigirse a la dirección https://calculith.fakolith.es escribiendo dicha dirección en su navegador o bien a través del enlace en el menú de la web.

Una vez se encuentre en dicha página deberá introducir su dirección de correo electrónico con la que se registró en el sistema y su contraseña. Al hacer clic en el botón de "Iniciar sesión" se verificará que dicha información es correcta y se le redirigirá hacia la página inicial del sistema.


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4.- ¿Cómo cambiar la contraseña de acceso?

Tanto por seguridad como porque la haya olvidado, es posible que desee cambiar su contraseña de acceso al sistema. Para ello tiene accesible esa opción desde el enlace "Olvidé mi contraseña" del formulario de acceso al sistema

En el formulario que nos aparecerá, introduciremos la dirección de correo con la que solemos acceder al sistema, haremos clic sobre el botón "Enviar" y se nos enviará un correo con un enlace para poder cambiar nuestra contraseña de acceso.



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5.- Menú principal

Una vez haya accedido al sistema se le dirigirá hacia la página inicial. Dicha página contiene en su parte izquierda el menú principal desplegable con los enlaces a las diferentes secciones de la aplicación:

  • Nuevo presupuesto: Enlace al formulario para la creación de un nuevo presupuesto.
  • Listado de presupuestos: Enlace al listado de todos los presupuestos generados por usuarios de la empresa.
  • Empresa: Enlace a los datos generales de la empresa.
  • Usuario: Enlace a los datos del usuario.
  • Ayuda: Abre una nueva pestaña con el manual de ayuda de la aplicación.
  • Cerrar sesión: Ejecuta el cierre de la sesión en la aplicación.

Para mostrar u ocultar el menú principal puede hacer clic en el icono de las 3 líneas situado junto a él.



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6.- Menú de usuario

Además del menú principal, existe un menú de usuario desplegable desde la flecha que acompaña el nombre del usuario en la esquina superior derecha. Este menú dispone de enlaces a:

  • Mi cuenta: Enlace a los datos del usuario.
  • Cerrar sesión: Ejecuta el cierre de la sesión en la aplicación.
  • Ayuda: Enlace al presente manual de ayuda de la aplicación.


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7.- Listado de presupuestos

En la página inicial del sistema o accediendo con el enlace del menú principal tenemos la posibilidad de consultar el listado completo de presupuestos generados por todos los usuarios de la empresa. Su ordenación por defecto es de más recientes a más antiguos, aunque podemos ordenarlo por los valores de cualquiera de las columnas del listado haciendo clic en su título.

Los datos mostrados en este listado son:

  • Número: El número asignado automáticamente a cada presupuesto.
  • Referencia: La referencia para uso interno de la empresa o el comercial que le permita identificar cada presupuesto.
  • Fecha: La fecha de creción del presupuesto.
  • Usuario: El nombre del usuario asignado a cada presupuesto.
  • Cliente: El cliente final al que irá dirigido dicho presupuesto.
  • Total: El importe total del presupuesto.

Para localizar más rápidamente un presupuesto concreto, disponemos de un buscador en la parte superior derecha del listado donde podemos introducir cualquier valor que lo identifique.

Desde este listado podemos editar, duplicar o eliminar un presupuesto haciendo clic sobre los botones a la derecha de cada fila.



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8.- ¿Cómo crear un nuevo presupuesto?

Para crear un nuevo presupuesto debemos dirigirnos a la opción "Nuevo presupuesto" del menú principal o bien hacer clic sobre el botón de "Añadir" que se encuentra justo a continuación del listado en la sección de "Listado de presupuestos". Esto nos llevará al formulario donde introducir la información referente a ese nuevo presupuesto.



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9.- Datos generales de un presupuesto

Los datos generales de un presupuesto son los siguientes:

  • Número: Es el número de presupuesto que el sistema genera automáticamente al ser creado. No puede ser modificado.
  • Fecha: La fecha de creación del presupuesto. No puede ser modificada.
  • Referencia: Corresponde a la referencia interna que el usuario o la empresa quiera asignar al presupuesto para hacerlo más fácilmente identificable. Puede hacer referencia al cliente final o a la numeración de presupuestos interna de la empresa.
  • Cliente: El cliente final al que irá dirigido dicho presupuesto. Dicho nombre aparecerá en el documento PDF final del presupuesto.
  • Población: La población del cliente final del presupuesto.
  • Tienda: En este desplegable seleccionaremos de entre todas los puntos de venta de los que la empresa dispone aquella tienda a la que queremos que el cliente final se dirija para resolver cualquier duda o adquirir los productos.
  • Usuario: Es el nombre del usuario que queremos asociar al presupuesto, con el mismo fin de que el cliente final se ponga en contacto con él para resolver cualquier duda. Por defecto aparecerá el nombre del usuario que ha creado el presupuesto, pero podemos asociar el presupuesto a otro de los usuarios de la empresa desde esta casilla desplegable.
  • Teléfono usuario: Este campo corresponde al teléfono de contacto. Por defecto aparece el teléfono del usuario, pero podemos editarlo en el caso de que creamos más conveniente indicar un número de teléfono diferente.
  • Email usuario: Lo mismo ocurre con el campo de email. Por defecto se mostrará el email del usuario, pero podemos asociar a este presupuesto otro distinto si lo creemos más conveniente.


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10.- Selección de productos, individuales o agrupados

A continuación de estos campos con información general sobre el presupuesto encontramos el apartado de "Líneas del presupuesto" con el botón de "Añadir" que nos dirigirá al formulario donde seleccionar los productos a añadir al presupuesto.

La selección de los productos podemos hacerla de 2 modos:

  • Seleccionando primero la familia de productos a la que pertenece el producto que queremos añadir y posteriormente el producto en el desplegable de productos.
  • Seleccionando directamente el producto deseado de entre todos los productos ordenados alfabéticamente antes de seleccionar la familia a la que pertenece.

Tanto de una manera como de otra en el desplegable de productos dispondremos de la opción de seleccionar tanto productos individuales como productos agrupados. Estos productos agrupados se diferencian de los productos individuales en que son conjuntos de productos que se añadirán conjuntamente al calcularse la cantidad necesaria de uno de sus productos, el producto principal, pues la cantidad del resto de productos se calcula automáticamente en base a una proporción con respecto a dicho producto principal.

Los productos agrupados los distinguiremos de los productos individuales porque en su nombre aparecen distintos nombres de producto separados por un signo "+".



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11.- ¿Cómo añadir productos a un presupuesto?

Una vez seleccionado el producto que deseamos añadir, se nos solicitará que introduzcamos determinados datos para el cálculo de la cantidad total de producto que necesitamos. Dicho cálculo se realiza según el tipo de producto del cual se trata, y se puede realizar por:

  • Rendimiento: El cálculo de la cantidad total de producto se realiza según los metros cuadrados de superficie a cubrir y el rendimiento del producto. El valor de este rendimiento se seleccionará en un desplegable de entre los valores mínimo y máximo.
  • Espesor: Es el caso, por ejemplo, de los morteros, en el que el cálculo de la cantidad total de producto se realiza según los metros cuadrados de superficie a cubrir y el espesor deseado. El valor de este espesor se seleccionará en un desplegable de entre los valores mínimo y máximo.
  • Presupuesto directo: Determinados productos, como los pigmentos o las masillas, no se calculan según parámetros introducidos, sino que se añaden directamente, seleccionando de entre los diferentes envases disponibles e introduciendo la cantidad de envases deseada.

Dependiendo también del producto del que se trate, se nos puede solicitar que seleccionemos si el producto que deseamos añadir tiene o no un incremento según el grupo de color al que pertenece.

Antes de añadir el producto al presupuesto, disponemos de una casilla para indicar un porcentaje de descuento a aplicar a la hora de calcular los costes de los diversos envases de producto.

Con todos estos parámetros introducidos, el software realizará el cálculo de la cantidad de producto necesaria, de la cantidad optimizada de los distintos envases necesarios para cubrir esa cantidad y de los precios totales de dichas cantidades, pudiendo ya hacer clic sobre el botón de "Guardar" para que el sistema cree las diferentes líneas necesarias en el presupuesto.



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12.- ¿Cómo editar productos de un presupuesto?

Para editar uno de los productos del presupuesto, debemos hacer clic sobre el botón de "Editar" existente en la parte derecha de la línea en cuestión.

Algunos productos se subdividen en distintas líneas cuando se añaden al presupuesto, creándose una línea distinta para cada uno de los envases de producto necesarios. Si la línea que desea editar no dispone del correspondiente botón para hacerlo es porque se añadió junto con otras de otros envases del mismo producto. Busque la línea del envase mayor del mismo producto y haga clic sobre el botón de "Editar" a la derecha de dicha línea.

Al hacer clic sobre el botón de "Editar" se cargarán los datos del producto en cuestión en el formulario "Editar línea de presupuesto" para que los modifiquemos como creamos conveniente. Una vez modificados los datos, haremos clic sobre el botón de "Guardar" para que se actualicen las líneas del producto editado con los nuevos datos introducidos.



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13.- ¿Cómo eliminar productos de un presupuesto?

Para eliminar uno de los productos del presupuesto, tan sólo debemos hacer clic sobre el botón de "Eliminar" existente en la parte derecha de la línea en cuestión.

Otra posible manera de eliminar uno o varios productos del presupuesto es seleccionándolos marcando la casilla a la izquierda de la línea y posteriomente hacer clic sobre el botón de "Eliminar" existente debajo del listado de las líneas del presupuesto.

Algunos productos se subdividen en distintas líneas cuando se añaden al presupuesto, creándose una línea distinta para cada uno de los envases de producto necesarios. Si la línea que desea eliminar no dispone del correspondiente botón para hacerlo es porque se añadió junto con otras de otros envases del mismo producto. Busque la línea del envase mayor del mismo producto y elimine dicha línea para eliminar todas las relacionadas con ese producto.



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14.- Descuentos y escalados

Si usted es distribuidor de productos Fakolith, puede que le interese calcular el presupuesto aplicando todos o parte de los descuentos que Fakolith le ofrece, bien para su cálculo interno o bien para aplicarlos en el presupuesto final del cliente. De ser así, tiene 2 opciones para reflejar esos descuentos:

  • Descuento por producto: En la información referente al producto a añadir a un presupuesto, dispone de una casilla para introducir allí el descuento que desea reflejar en el precio de dicho producto. Este descuento puede ser diferente para cada uno de los productos del presupuesto.
  • Escalado o descuento por cantidades: Debajo del listado de las líneas de un presupuesto, dispone de una casilla activable en el caso de que desee ver reflejados en los precios del presupuesto el descuento por grandes cantidades que Fakolith ofrece a sus distribuidores y clientes. Debe tenerse en cuenta que ese escalado o precio optimizado será solamente aplicable cuando el pedido de los productos del presupuesto se realice a Fakolith de una sola vez, no sería aplicable si posteriormente se ejecutara en diferentes pedidos o se descontaran productos ya existentes en el stock del distribuidor.


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15.- Otros costes adicionales

Si deseamos que el presupuesto contemple otros costes adicionales aparte de los propios de los productos Fakolith, disponemos de 4 campos adicionales justo debajo de la casilla del total de los productos Fakolith. Dichos campos son:

  • Portes: Esta casilla está destinada a introducir los costes que pudiera conllevar el transporte de la mercancía hasta la dirección del cliente.
  • Mano de obra: Aquí podemos hacer constar los costes de aplicación de los productos.
  • Otros materiales: Si se requieren otros productos externos a Fakolith esta es la casilla en la que podemos determinar su coste.
  • Otros conceptos: En esta casilla especificaremos otros costes adicionales que no correspondiesen con ninguno de los conceptos anteriores.


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16.- ¿Cómo añadir observaciones a un presupuesto?

Si deseamos añadir algunas indicaciones a nuestro presupuesto disponemos de una casilla de Observaciones que podemos hacer servir para introducir las notas de texto enriquecido que consideremos oportunas acerca de la aplicación de los productos, enlaces a fichas técnicas, guías, etc...

Estas notas introducidas en esta casilla formarán parte del presupuesto PDF final generado.



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17.- ¿Cómo enviar un presupuesto?

Una vez completados todos los datos referentes al presupuesto podemos generar el documento PDF final, enviándolo a las direcciones de correo electrónico deseadas. Para ello, disponemos de una casilla donde introducir dichas direcciones.

Una vez rellenada esta casilla haremos clic sobre el botón de "Enviar" para proceder al envío del documento PDF generado con todos los datos del presupuesto.



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18.- ¿Cómo volver al listado de presupuestos?

Para volver al listado general de presupuesto realizados por la empresa haremos clic sobre el botón "Volver" existente al final del formulario de los datos del presupuesto.



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19.- ¿Cómo duplicar un presupuesto?

Duplicar un presupuesto nos ahorra tiempo a la hora de generar uno nuevo con características similares a otro ya existente.

Para hacerlo, debemos localizar el presupuesto original dentro del listado de presupuestos y hacer clic en el botón de duplicar a la derecha de esa línea. Esto nos generará un presupuesto nuevo con los mismos datos generales, productos y costes adicionales que el presupuesto original.

Ese presupuesto lo podemos diferenciar dentro del listado de presupuestos porque en la columna de referencia interna figura la misma referencia que el presupuesto original seguido de la palabra "Duplicado" entre paréntesis.



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20.- Datos generales de la empresa

Desde el menú principal de la aplicación tenemos acceso al apartado "Empresa" donde tendremos la posibilidad de consultar y modificar algunos de los datos de la empresa.

De los datos referentes a la empresa el único modificable es el referente a la imagen del logotipo. Para modificar cualquiera de los otros datos deberá solicitárnoslo poniéndose en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico calculith@fakolith.com .

Los datos referentes a la empresa aparecerán en los documentos PDF generados para los presupuestos y son los siguientes:

  • Empresa: El nombre comercial de la empresa a la que pertenece el usuario que va a crear los presupuestos.
  • Dirección: Dirección comercial de la empresa.
  • Población: Población de la empresa.
  • Código postal: Código postal de la empresa.
  • Provincia: Provincia de la empresa.
  • Email: Dirección de correo electrónico general de la empresa.
  • CIF: CIF o NIF de la empresa.
  • Logotipo: Logotipo de la empresa. Es el único campo editable por el usuario. Los formatos aceptados son GIF, JPG y PNG y las medidas recomendadas son de 250px de ancho y 150px de alto, a una resolución de 72ppi. Esta imagen aparecerá en la cabecera de los documentos PDF generados a partir de cada presupuesto.

Además de estos datos, en esta pantalla dispone de 2 listados:

  • Tiendas: El listado referente a las tiendas o puntos de venta que tiene la empresa registrados en el sistema.
  • Usuarios: El listado de todos los usuarios asociados a la empresa.


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21.- Datos del usuario

Desde el menú principal de la aplicación, así como en el menú de usuario, también tenemos acceso al apartado "Usuario" donde tendremos la posibilidad de consultar y modificar algunos de los datos del usuario, así como consultar el listado completo de presupuestos generados por el usuario actual.

Los datos referentes al usuario serán los asociados a los presupuestos que genere dicho usuario desde ese momento en adelante, aunque los que aparecerán en los documentos PDF generados podrán modificarse independientemente para cada uno de los presupuestos. Dichos datos son los siguientes:

  • Nombre: El nombre del usuario que generará los presupuestos.
  • Teléfono: Teléfono de contacto del usuario.
  • Email: Dirección de correo electrónico del usuario que generará los presupuestos. Esta dirección de email será la utilizada para entrar en el sistema, por lo que si se modifica cambiará también la dirección de email utilizada para entrar al sistema.


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22.- ¿Cómo salir del sistema?

Para salir del sistema tan sólo debemos hacer clic sobre el entace "Cerrar sesión" existente tanto en el menú principal como en el menú de usuario.


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23.- RGPD - Seguridad de sus datos

Fakolith garantiza la confidencialidad de los datos de carácter personal facilitados por los usuarios en la utilización de este software, y su tratamiento de acuerdo con la legislación vigente sobre protección de datos de carácter personal, en particular con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016. Fakolith ha adoptado las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos personales legalmente establecidas. Todos estos datos son tratados con absoluta confidencialidad.

INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

Responsable: Fakolith Chemical Systems (FAKOLITH).
Finalidad: Envío de comunicaciones personalizadas adaptadas al perfil del interesado.
Legitimación: Consentimiento del interesado.
Destinatarios: No se cederán datos a terceros, salvo autorización expresa u obligación legal.
Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos, portabilidad de los datos, limitación u oposición a su tratamiento, transparencia y derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.
Información adicional: Puede consultar la información adicional y detallada sobre nuestra política de privacidad en el siguiente enlace:

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24.- Notas legales

Toda persona que acceda a este software asume el papel de usuario, comprometiéndose a la observancia y cumplimiento riguroso de las disposiciones de los Términos de uso del sitio web, así como a cualesquiera otra disposición legal que fuera de aplicación.

Cabe destacar que la finalidad de este software es la obtención de estimaciones aproximadas sobre los costes de los productos Fakolith, por lo que Fakolith Chemical Systems se exime de cualquier tipo de responsabilidad derivada de la incorrecta utilización de dicho software, la generación de presupuestos inadecuados o las diferencias entre los precios generados por el software y los pertenecientes a la tarifa actual de sus productos en cada momento.

El sitio web, incluyendo a título enunciativo pero no limitativo su programación, edición, compilación y demás elementos necesarios para su funcionamiento, los diseños, logotipos, texto y/o gráficos son propiedad de Fakolith Chemical Systems. Todos los contenidos del sitio web se encuentran debidamente protegidos por la normativa de propiedad intelectual e industrial.

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25.- Resolución de problemas

Algunos de los problemas más frecuentes y cómo actuar frente a ellos son descritos a continuación:

  • No recuerdo los datos de acceso

    Si no recuerda los datos de acceso al software deberá ponerse en contacto con nosotros y le haremos llegar los mismos a la dirección de correo electrónico con la que se registró en el sistema.

  • Problemas al acceder al sistema

    Si no puede acceder al sistema, compruebe primero que su equipo cumple con los requisitos mínimos para la utilización del software, conforme se detalla en el punto 2 de este manual.

    Si su equipo cumple con los requisitos mínimos y continúa teniendo problemas para acceder al sistema, asegúrese de que está introduciendo los datos correctos de email y contraseña. Ambos datos deben coincidir con los originales teniendo en cuenta si están escritos con mayúsculas y/o minúsculas y no deben contener ningún espacio en blanco.

  • El software funciona lento o no reacciona

    Son diversos los factores que pueden afectar al rendimiento del software. De entre ellos los más comunes son:

    • Navegador web: Los navegadores van acumulando datos temporales en sus cachés, y con un tiempo de utilización largo pueden empezar a reaccionar lentamente, sobre todo en las páginas con una gran carga de programación. Si esto ocurre es conveniente cerrar el navegador y volver a abrirlo para volver a acceder a nuestro software. Si los problemas continúan puede probar a utilizar otro navegador que cumpla con los requisitos mínimos para la utilización del software.
    • Equipo o dispositivo: Un equipo o dispositivo saturado afectará también al funcionamiento general del sistema. Para descartar este factor se recomienda cerrar las demás tareas en ejecución o reiniciar su equipo o dispositivo antes de volver a utilizar el software.
    • Conexión a internet: Si su conexión está funcionando lentamente el sistema reaccionará también lentamente. Para descartar este factor es recomendable reiniciar su router o dispositivo de conexión a internet y volver a acceder al sistema.
    • Servidor web: Si ninguno de los factores anteriores parece ser la causa del problema, es posible que la lentitud del sistema se deba al servidor de internet en el que se encuentra alojado el software. Cuantos más accesos concurrentes al sistema existan menor será la velocidad de respuesta del servidor, por lo que este puede ser un factor a tener en cuenta sobre todo en las horas de una mayor utilización del software. Si este es el caso, lo recomendable es esperar y volver a acceder al sistema pasado un breve periodo de tiempo.

Si ha seguido las indicaciones aquí planteadas para resolver este tipo de problemas y continúa teniendo problemas, o bien el problema que se le plantea no está contemplado en esta guía, no dude en ponerse en contacto con nosotros escribiéndonos a calculith@fakolith.com y estaremos encantados de poder ayudarle con la mayor brevedad posible.

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